Etapas de la negociación: las 5 fases del proceso y qué hacer en cada una

Las etapas de la negociación son las fases por las que pasa cualquier proceso negociador: preparación, confrontación, aceptación del marco común, intercambio y cierre. Según el Método Harvard, el resultado se decide sobre todo en la preparación, donde se definen intereses, alternativas (MAAN) y criterios objetivos antes de sentarse a la mesa.

Cada etapa persigue un objetivo distinto, y los errores de una se pagan en la siguiente. Quien despacha la preparación en diez minutos acaba improvisando en el intercambio, y quien cierra mal reabre lo acordado una semana después.

Encontrarás el proceso descrito con cuatro, cinco, seis o siete fases según el autor. Los modelos no se contradicen: trocean la misma secuencia con más o menos detalle. Más abajo tienes la equivalencia entre las versiones más citadas.

¿Cuáles son las etapas de la negociación?

El modelo de cinco etapas es el más usado en formación de directivos porque separa bien el momento en que suelen atascarse las negociaciones: el paso de las posiciones al acuerdo. Estas son las cinco, en orden.

1. ¿Qué se hace en la preparación?

Es la única fase que ocurre antes de sentarse y la que más veces se despacha deprisa. Preparar significa concretar cuatro cosas por escrito: la naturaleza real del asunto, que casi nunca coincide con lo que figura en el orden del día; tus objetivos, separando lo que quieres de lo que necesitas; las concesiones que estás dispuesto a hacer, con su coste calculado y el orden en que las pondrás sobre la mesa; y tu alternativa si no hay acuerdo.

Esa alternativa es tu MAAN (mejor alternativa a un acuerdo negociado, BATNA en inglés). Marca cuándo levantarte de la mesa y es la única fuente de poder que no depende de la otra parte. Si no la tienes clara, empieza por calcular tu MAAN o BATNA. A partir de ella fijas tu precio de reserva, el punto por debajo del cual prefieres no cerrar.

Una preparación honesta incluye hacer el mismo ejercicio desde el lado contrario. Si no eres capaz de explicar los intereses del otro con sus palabras, todavía no estás preparado. Con los dos precios de reserva estimados ya puedes dibujar la ZOPA o zona de posible acuerdo, y saber de antemano si hay margen para un trato.

2. ¿Qué pasa en la confrontación?

Las partes ponen sobre la mesa el máximo de sus aspiraciones. Parece tiempo perdido y no lo es: aquí se aclaran prioridades, se tantea hasta dónde llega el otro y cada negociador defiende su posición ante quienes representa.

El error habitual es tomárselo como algo personal o, al revés, ceder pronto para rebajar la tensión. Las posiciones iniciales son información, y conviene recogerla con preguntas: «¿Cómo habéis llegado a esa cifra?», «¿Qué tendría que pasar para que esto os funcionase?». Cada respuesta te acerca a los intereses que hay detrás de la posición.

3. ¿Cómo se acepta un marco común?

Llega un momento en que las dos partes deciden, de forma explícita o tácita, en qué terreno se juega: competitivo, colaborativo o de cesión. Esa elección condiciona todo lo que viene después, y conviene detectarla en lugar de sufrirla. Si la otra parte juega a repartir y tú juegas a crear valor, vas a regalar información sin recibir nada a cambio.

Con el marco claro se separan los elementos que acercan el acuerdo de los que lo bloquean. Si quieres profundizar en esa disyuntiva, la tratamos en negociación competitiva frente a colaborativa.

4. ¿Cómo se gestiona el intercambio de concesiones?

Se materializan propuestas y contrapropuestas hasta que las posiciones se acercan. La regla que más cambia los resultados es simple y casi nadie la aplica: ninguna concesión sin contrapartida. Cada movimiento se formula condicionado («si aceptas esto, yo puedo hacer aquello») y se anota lo que va quedando cerrado.

El tamaño y el ritmo de las concesiones también comunican. Si cada paso que das es más pequeño que el anterior, la otra parte entiende que te acercas a tu límite. Lo desarrollamos en cómo hacer concesiones estratégicas.

5. ¿Cómo se cierra un acuerdo?

Cerrar es refrendar los puntos acordados sin abrir ninguno nuevo. El riesgo propio de esta fase es introducir un matiz de última hora, por afán de perfeccionar, y reabrir con él la negociación entera. Resume el acuerdo en voz alta, déjalo por escrito el mismo día y fija quién hace qué y cuándo.

Fase	Objetivo	Qué hacer	Error típico	Herramienta
Preparación	Saber qué quieres y qué harás sin acuerdo	Escribir intereses, MAAN, precio de reserva y concesiones	Improvisar en el intercambio	MAAN, ZOPA
Confrontación	Conocer las aspiraciones reales	Preguntar por las razones de cada posición	Ceder pronto para rebajar la tensión	Preguntas abiertas
Marco común	Decidir en qué terreno se juega	Detectar si el otro reparte o crea valor	Colaborar con quien juega a repartir	Diagnóstico del enfoque
Intercambio	Convertir posiciones en acuerdos	Condicionar cada concesión	Conceder sin contrapartida	Concesiones decrecientes
Cierre	Consolidar lo acordado	Resumir y poner por escrito	Reabrir por un matiz de última hora	Acta del acuerdo

¿Cuáles son las 4 fases de la negociación?

El modelo de cuatro fases más extendido es preparar, proponer, debatir y acordar. Recorre el mismo camino, solo que agrupa la confrontación y la aceptación del marco común en una etapa de propuesta y debate. Si buscas un esquema para memorizar, este es el más manejable. Para entender por qué se atasca una negociación, el de cinco fases distingue mejor el momento crítico.

¿Cuáles son las 7 fases de la negociación?

Las versiones de siete fases desglosan los extremos del proceso. Añaden una fase de contacto o apertura antes de la confrontación, separan la exploración de intereses de la formulación de propuestas y suman un seguimiento posterior al cierre para verificar que lo acordado se cumple. Tienen sentido en negociaciones largas, como contratos marco o acuerdos con proveedores estratégicos, donde cada extremo merece tratamiento propio.

Modelo de 4 fases	Modelo de 5 fases	Modelo de 7 fases
Preparar	Preparación	Preparación
Proponer	Confrontación	Contacto o apertura
		Exploración de intereses
Debatir	Aceptación del marco común	Formulación de propuestas
Acordar	Intercambio	Intercambio de concesiones
	Cierre	Cierre
		Seguimiento

¿Cómo se aplican las fases con el Método Harvard?

El Método Harvard nace del Harvard Negotiation Project y lo popularizaron Roger Fisher y William Ury en Getting to Yes (en español, Obtenga el sí), publicado en 1981. No propone una secuencia de fases distinta. Lo que hace es cambiar lo que ocurre dentro de cada una: en lugar de negociar posiciones, se negocian intereses.

Sus cuatro principios encajan con el proceso de esta manera:

• Separar a las personas del problema pesa sobre todo en la confrontación, cuando la tensión es más alta y es fácil confundir el desacuerdo con un ataque personal.
• Centrarse en los intereses y no en las posiciones transforma la confrontación en una fase de diagnóstico. La pregunta deja de ser «¿cuánto pide?» y pasa a ser «¿para qué lo necesita?».
• Inventar opciones de beneficio mutuo ocupa el marco común y el intercambio. Antes de repartir, se busca ampliar lo que hay que repartir.
• Insistir en criterios objetivos sostiene el intercambio y el cierre: precios de mercado, tarifas publicadas o costes verificables sustituyen al pulso de voluntades.

Y todo descansa en la preparación. Para preparar una negociación con el método Harvard se trabajan los siete elementos del modelo: intereses, opciones, alternativas, legitimidad, comunicación, relación y compromiso. Si quieres una lista de comprobación para hacerlo por escrito, puedes descargar la plantilla de los 7 elementos.

Lista de comprobación de la preparación

• ¿Qué quiero conseguir y qué necesito de verdad?
• ¿Qué intereses tiene la otra parte detrás de su posición?
• ¿Cuál es mi MAAN y cuál creo que es el suyo?
• ¿Cuál es mi precio de reserva? ¿Existe una ZOPA?
• ¿Qué criterios objetivos puedo usar para justificar mi propuesta?
• ¿Qué concesiones puedo hacer, cuánto me cuesta cada una y qué pediré a cambio?
• ¿Quién decide en la otra parte y quién en la mía?

¿Qué errores se cometen en cada fase?

En la preparación, el más caro es llegar sin MAAN. Sin alternativa, cualquier oferta parece aceptable y la otra parte lo nota.

En la confrontación se cometen dos errores opuestos: escalar el tono para no parecer débil o ceder enseguida para quitarse la incomodidad. Los dos te dejan sin información.

En el marco común, el fallo típico es no darse cuenta de que el otro ha elegido competir mientras tú sigues compartiendo datos de buena fe.

En el intercambio, conceder sin pedir nada a cambio y hacer concesiones del mismo tamaño una tras otra, lo que transmite que todavía queda mucho margen.

En el cierre, dejar el acuerdo en el aire («ya lo concretamos por correo») o abrir un tema nuevo cuando todo estaba hecho.

Ejemplo práctico: renovación de un contrato con un proveedor, fase a fase

Un caso ilustrativo. La directora de compras de una empresa industrial tiene que renovar el contrato anual de mantenimiento con su proveedor actual, que propone una subida del 12 %.

Preparación. Pide dos presupuestos a otros proveedores: el mejor sale un 6 % más caro que la tarifa actual, pero exige tres meses de transición. Ese es su MAAN. Calcula que, con el coste del cambio, su precio de reserva está en una subida del 8 %. Estima también que al proveedor le importa mucho conservar la cuenta, porque es su cliente de referencia en la zona.

Confrontación. El proveedor justifica la subida por el coste de la mano de obra. Ella pregunta qué parte del servicio ha encarecido más y descubre que el problema son las urgencias fuera de horario.

Marco común. Ambos prefieren seguir trabajando juntos. La negociación puede ser colaborativa, siempre que ella no revele su precio de reserva.

Intercambio. Propone reducir las urgencias fuera de horario con un plan de mantenimiento preventivo. A cambio pide limitar la subida. Cada concesión va condicionada: acepta un contrato de dos años si la subida queda en el 5 %.

Cierre. Acuerdan un 5 % con contrato bienal y revisión del plan preventivo a los seis meses. Ella resume los puntos en la reunión y envía el acta esa misma tarde.

De dónde sale esta clasificación

La secuencia de cinco fases procede del modelo que recogió Munduate (1992), que sintetiza las etapas esenciales de todo proceso negociador. Encaja con la base del Método Harvard, que estructura la negociación como un proceso planificado en el que los Siete Elementos actúan como columna vertebral.

Conviene una advertencia: por la naturaleza viva de una negociación, la secuencia nunca sale tan limpia como en el papel. Se vuelve atrás, se solapan fases y a veces el marco común se renegocia a mitad del intercambio. El modelo no describe la realidad con exactitud. Te da un sitio donde mirar cuando la conversación se tuerce.

Preguntas frecuentes

Si quieres practicar cada una de estas fases con casos reales y un tutor, el curso de negociación online basado en el método Harvard de negociación trabaja el proceso completo, de la preparación al cierre.

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