Cómo negociar rappels y descuentos por volumen con distribuidores

Para negociar rappels con un distribuidor hay que acordar mucho más que un porcentaje: los tramos, la base de cálculo, si se aplica de forma retroactiva o escalonada y cómo se liquida, y pedir algo a cambio de cada punto. Un rappel es un descuento por volumen que el proveedor concede a su cliente cuando las compras de un periodo, normalmente el año, superan unos umbrales pactados, y que se liquida después mediante abono o factura rectificativa. Negociar rappels es fijar esas reglas antes de que empiece el periodo.

El porcentaje es lo que más se discute y lo que menos explica. Con el mismo 3,5 %, dos acuerdos pueden costarle al fabricante cantidades muy distintas y llevar al distribuidor a comprar de forma muy diferente en el último trimestre.

Qué se negocia de verdad al negociar rappels

Un acuerdo de rappel tiene cuatro piezas. Los tramos fijan a partir de qué volumen se cobra cada porcentaje. La base de cálculo decide sobre qué cifra se aplica. El tipo de escala determina si, al superar un umbral, el nuevo porcentaje se aplica a todo lo comprado o solo a lo que excede. Y la liquidación establece cuándo se paga, de qué forma y quién hace la cuenta.

Hay piezas del acuerdo comercial que quedan fuera del rappel. La exclusividad territorial, la duración y las cláusulas de salida pertenecen a la estructura del contrato, tratada en el artículo sobre cómo negociar un acuerdo de distribución exclusivo. El descuento por pronto pago premia la rapidez en el pago y conviene mantenerlo separado del rappel. Las cadenas de gran distribución siguen otra mecánica.

Negociar rappels consiste en acordar tramos, base, tipo de escala y liquidación, porque el porcentaje por sí solo no dice cuánto va a costar el acuerdo.

Tramos y umbrales: cómo fijarlos con datos

El error más común es poner el primer umbral por debajo de lo que el distribuidor ya compra. Si un mayorista te compró 450.000 euros el año pasado y el rappel empieza a pagar a partir de 400.000, estás pagando por un volumen que ibas a tener igualmente. El rappel tiene sentido cuando premia el crecimiento o que el distribuidor concentre sus compras contigo, y para eso los umbrales tienen que estar cerca del histórico o por encima.

Aquí encaja la recomendación de Roger Fisher y William Ury en Getting to Yes (1981): apoyarse en criterios objetivos. El histórico de compras de los últimos años, la evolución del mercado en su zona y el peso de tu gama en su catálogo son datos que ninguna de las partes puede discutir por gusto. Con ellos en la mesa, la conversación pasa a ser qué crecimiento es razonable para ese distribuidor y cuánto vale para ti.

Con dos o tres tramos, el distribuidor entiende qué tiene que hacer para subir de escalón. Con seis, nadie mira la tabla hasta diciembre.

Los umbrales del rappel deben situarse en torno al histórico real de compras del distribuidor, para que el descuento pague crecimiento y no volumen que ya existía.

Rappel retroactivo o escalonado: la decisión que más dinero mueve

Imagina un fabricante de grifería de Castellón que negocia con un distribuidor de material de fontanería de Sevilla. Pactan tres tramos: nada hasta 400.000 euros, un 2 % entre 400.000 y 600.000 y un 3,5 % por encima de 600.000. El distribuidor cierra el año con 610.000 euros de compras.

En este escenario el retroactivo cuesta casi cinco veces más. Y tiene un efecto que la tabla no recoge: si en noviembre el distribuidor está cerca de un umbral, le compensa hacer un pedido grande aunque no lo necesite, y en enero y febrero apenas compra porque tiene el almacén lleno. El fabricante ve un año récord seguido de un primer trimestre flojo, y ha pagado un rappel alto por ventas que solo se adelantaron.

El escalonado tampoco es siempre la respuesta, porque a un distribuidor pequeño puede parecerle un incentivo débil. Hay soluciones intermedias, como un retroactivo con umbrales trimestrales o un tope a las compras del último mes que cuentan para el rappel, de modo que el salto no dependa de un solo pedido de diciembre.

Elegir entre rappel retroactivo y escalonado cambia el coste del acuerdo y la forma de comprar del distribuidor, y hay que calcularlo con cifras reales antes de firmar.

Base de cálculo y liquidación: donde se escapa el dinero

Una base mal definida hace crecer el rappel sin que nadie lo haya negociado. Conviene dejar por escrito si se calcula sobre la facturación neta de devoluciones y abonos o sobre la bruta, si incluye las referencias en promoción, que ya llevan su propio descuento, y si cuentan las compras de otras sociedades del grupo del distribuidor. También qué ocurre con las facturas pendientes al cierre: lo razonable es liquidar sobre lo efectivamente cobrado.

En la liquidación se decide el momento, anual o con anticipos trimestrales a cuenta que se regularizan al cierre; los anticipos mejoran la tesorería del distribuidor y son buena moneda de cambio. Se decide también la forma (abono, transferencia o descuento en las facturas siguientes) y, sobre todo, el procedimiento: quién calcula la cifra, con qué datos y en qué plazo puede reclamar la otra parte. Un rappel que se liquida «en el primer trimestre», sin más detalle, da pie a semanas de correos sobre una hoja de cálculo. El tratamiento contable y en el IVA del abono o la factura rectificativa conviene revisarlo con el asesor fiscal al diseñar el procedimiento.

Definir por escrito la base de cálculo y la liquidación evita que el rappel cueste más de lo pactado y que cada cierre acabe en disputa.

Qué pedir a cambio al negociar rappels

Fisher y Ury proponen generar opciones de beneficio mutuo, y en distribución hay muchas que al distribuidor le cuestan poco y al fabricante le valen mucho. Para encontrarlas hay que saber qué le importa al distribuidor: el margen, pero también la rotación, no quedarse con stock obsoleto o tener apoyo para vender una gama nueva.

A cambio del rappel se puede pedir un surtido mínimo de referencias en catálogo, un stock de seguridad que evite roturas, presencia en su tienda online, formación para su equipo comercial o previsiones de compra trimestrales. Lo más valioso, y lo que casi nadie pide, son los datos de venta a sus clientes por familia de producto. Existe además el rappel cualitativo, en el que una parte del porcentaje depende de objetivos distintos del volumen, como introducir una línea nueva o abrir clientes en una zona.

Plantéalo como paquetes: «Un 3 % con tres tramos escalonados, o un 3,5 % si incluís la gama nueva en catálogo y nos pasáis datos de venta cada trimestre». El distribuidor elige, y tú sabes cuánto te cuesta cada concesión. Lo desarrolla el artículo sobre concesiones estratégicas en negociación. Trabajar así, con intereses y criterios objetivos, es aplicar los siete elementos del método Harvard, y es una de las situaciones que se practican en el curso de negociación de Eficax.

Cada punto de rappel concedido debe ir ligado a una contrapartida del distribuidor que tenga valor para el fabricante además del volumen.

Cómo aplicarlo paso a paso

1. Reúne el histórico de compras del distribuidor de los últimos años, por familia de producto.
2. Fija dos o tres tramos con el primer umbral en torno a ese histórico.
3. Calcula el coste retroactivo y el escalonado con varios volúmenes de cierre, incluido uno justo por debajo de cada umbral.
4. Define por escrito la base: neta o bruta, referencias excluidas, sociedades del grupo y facturas pendientes.
5. Acuerda calendario, forma y procedimiento de liquidación, con un plazo para reclamar.
6. Presenta dos o tres paquetes que liguen cada punto de rappel a una contrapartida.

Antes de firmar el próximo acuerdo de rappel

El porcentaje es la parte visible de un acuerdo que se decide en los tramos, la base y la escala. El fabricante que calcula esas piezas con el histórico del distribuidor y pide algo por cada punto paga por crecimiento real. El que solo discute el porcentaje acaba financiando el stock que su distribuidor carga en diciembre.

Si en tu empresa los acuerdos con distribuidores se renuevan cada año copiando la tabla del anterior, merece la pena revisar cómo se negocian. El programa de negociación de Eficax, basado en el método de Fisher y Ury, trabaja estas negociaciones con casos prácticos. Es bonificable por FUNDAE y Eficax se encarga de la tramitación.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre un rappel y un descuento comercial?

El descuento comercial se aplica en la propia factura, en el momento de la venta. El rappel se calcula al final de un periodo, normalmente el año, en función del volumen total comprado, y se liquida después mediante abono o factura rectificativa. El descuento premia cada operación y el rappel premia el volumen acumulado.

¿Es mejor un rappel retroactivo o escalonado?

Depende de lo que quieras incentivar. El retroactivo aplica el porcentaje alcanzado a todas las compras del año y crea un incentivo muy fuerte cerca de cada umbral, que puede llevar al distribuidor a cargar stock a final de año. El escalonado aplica cada porcentaje solo a su tramo, cuesta menos y produce un incentivo más gradual.

¿Sobre qué cifra se calcula el rappel?

Sobre la que se pacte, y por eso hay que definirla por escrito. Lo más habitual es la facturación neta del periodo, descontadas devoluciones y abonos. Hay que precisar también qué pasa con las referencias en promoción, las compras de otras sociedades del grupo y las facturas pendientes al cierre.

¿Qué puedo pedir a un distribuidor a cambio de un rappel más alto?

Contrapartidas que valgan para tu negocio además del volumen: surtido mínimo de referencias, stock de seguridad, introducción de una gama nueva, formación de su equipo comercial, previsiones de compra o datos de venta a sus clientes. Una parte del rappel puede quedar condicionada a que se cumplan esos compromisos.