Negociación en construcción: modificados, sobrecostes y plazos

En construcción, casi ningún proyecto termina como se contrató. Cambian las condiciones del terreno, cambia el criterio del cliente, aparecen imprevistos, se modifican especificaciones. Eso no es un fallo del sector: es su naturaleza. Lo que sí es evitable es que cada cambio se convierta en un conflicto.

La negociación de un modificado se decide en la documentación previa: quién ordenó el cambio, cuándo, con qué alcance y qué efecto tiene sobre el plazo. Un modificado sin orden escrita y sin valoración presentada antes de ejecutar los trabajos se acaba discutiendo cuando el trabajo ya está hecho, que es la peor posición negociadora imaginable.

Este artículo trata la dimensión negociadora. La regulación de los modificados en obra pública tiene su propio régimen jurídico y requiere asesoramiento especializado.

La regla que lo determina todo: valorar antes de ejecutar

Es el principio que separa a las empresas que cobran sus modificados de las que discuten cada certificación.

Cuando un cambio se ejecuta primero y se valora después, la conversación cambia de naturaleza. Ya no se negocia si el trabajo se hace y por cuánto; se negocia cuánto se paga por algo que ya está construido. La dirección facultativa o la propiedad tienen entonces todo el margen para discutir la valoración, y el contratista ninguno para no hacerlo.

El problema es que la presión del ritmo de obra empuja exactamente en la dirección contraria. Parar a la espera de una autorización cuesta dinero, retrasa el resto de oficios y genera fricción. Por eso se ejecuta y se documenta después, y por eso se cobra tarde y mal.

La disciplina que lo evita:

Orden escrita antes de ejecutar. Aunque sea un correo. “Confirmamos que ejecutamos la partida X según lo hablado en la visita de hoy” enviado el mismo día vale mucho más que cualquier reconstrucción posterior.

Valoración presentada antes o simultáneamente. Con precios, unidades y afección al plazo.

Aceptación expresa antes de empezar, o constancia escrita de que se ejecuta a la espera de valoración por indicación de la propiedad.

Registro fotográfico y de diario de lo ejecutado, con fecha.

Los precios contradictorios y cómo se defienden

Cuando el modificado incluye unidades no previstas en el contrato, hay que fijar precios nuevos. Es donde se concentra la discusión, y donde los criterios objetivos hacen la mayor parte del trabajo.

Qué sostiene una valoración:

• Descomposición del precio en materiales, mano de obra, maquinaria y medios auxiliares, con rendimientos.
• Referencia a bases de precios reconocidas del sector, que dan una referencia externa difícil de discutir.
• Coherencia con los precios del propio contrato. Un precio contradictorio que aplique criterios distintos a los del presupuesto original se discute con razón.
• Ofertas de proveedores para los materiales específicos.

El uso de una base de precios pública o de un criterio de mercado verificable es exactamente el principio de criterios objetivos del Método Harvard de negociación: se sustituye una discusión sobre voluntades —lo que el contratista quiere cobrar frente a lo que la propiedad quiere pagar— por una referencia externa que ninguna de las dos partes controla. Fisher y Ury señalaron que este mecanismo es el que permite resolver repartos sin desgastar la relación, y en obra es la diferencia entre una reunión de media hora y un contencioso.

El plazo se negocia con el precio, no después

Es el error más caro y el más repetido: negociar el importe del modificado y dejar la ampliación de plazo para más adelante. Después llega la fecha contractual de terminación, se aplican penalizaciones y la discusión sobre el plazo se plantea cuando ya hay un incumplimiento formal.

Cada modificado debe llevar aparejada su afección al plazo, cuantificada y aceptada al mismo tiempo que el precio. Y no solo el tiempo de ejecución de la unidad nueva: también el efecto sobre la planificación general, que suele ser mayor.

Negociar sin quemar la relación

Aquí hay una tensión real. El jefe de obra que discute cada modificado con firmeza protege el margen de su empresa y se gana fama de conflictivo; el que no discute nada pierde dinero y se gana la simpatía de la propiedad. Ninguno de los dos extremos funciona.

Lo que sí funciona:

Separar la persona del asunto. La dirección facultativa cumple su función al revisar y ajustar; discutir una valoración no es un ataque personal. Formularlo en términos técnicos —”el rendimiento que aplicáis no contempla el acceso”— y no en términos de intención mantiene la conversación en el terreno útil.

Acumular, no discutir uno a uno. Una discusión por cada partida menor desgasta y consume credibilidad. Agrupar los modificados en una revisión periódica, con todos los datos, es más eficaz y menos conflictivo.

Documentar sin dramatizar. Un correo de confirmación tras cada visita de obra, enviado siempre y con el mismo formato, se percibe como método. El mismo correo enviado solo cuando hay conflicto se percibe como preparación de un litigio.

Ese último punto es determinante. La documentación sistemática es la mejor protección disponible y solo funciona si es habitual: quien empieza a documentar cuando la obra se tuerce está señalando exactamente eso.

Cuando el conflicto ya está encima

Si el desacuerdo llega a certificación final con importes relevantes en discusión, tres consideraciones prácticas:

Cuantifica la alternativa. Cuánto costaría el procedimiento, cuánto duraría, con qué probabilidad. Un contencioso de dos años por un importe medio rara vez compensa una vez incorporados los costes y el tiempo interno. Es la evaluación que describe la guía práctica del BATNA y aquí es especialmente literal.

Separa lo pacífico de lo discutido. Certificar y cobrar lo que no está en disputa, y aislar lo controvertido. Mezclar todo bloquea cobros que nadie discute.

Considera una liquidación global. Cerrar todos los modificados pendientes con un importe único a cambio de renuncia mutua es frecuente y suele ser mejor para ambas partes que discutir treinta partidas.

Cómo abordarlo paso a paso

1. Confirma por escrito el mismo día cualquier cambio hablado en obra.
2. Valora antes de ejecutar, siempre que sea materialmente posible.
3. Descompón el precio y apóyalo en una base de precios reconocida.
4. Cuantifica la afección al plazo junto con el importe, nunca después.
5. Obtén aceptación expresa o deja constancia escrita de que se ejecuta a la espera de valoración.
6. Registra fotográficamente con fecha lo ejecutado.
7. Agrupa las revisiones en lugar de discutir partida a partida.
8. Si hay conflicto, aísla lo pacífico y valora una liquidación global.

Lo que marca la diferencia entre empresas

En obra, la diferencia entre una empresa que gana dinero con los modificados y otra que los sufre no suele estar en la dureza negociadora. Está en la disciplina documental de las primeras semanas, cuando todo va bien y nadie piensa que va a haber discusión.

Y conviene una observación sobre el origen de los modificados: una parte considerable no procede de imprevistos reales, sino de proyectos insuficientemente definidos. Cuando eso es sistemático, la negociación de cada modificado es un síntoma, y la conversación útil es otra: la que se tiene al principio sobre el grado de definición del proyecto y el mecanismo previsto para gestionar los cambios. Pactar de antemano cómo se valorarán y aprobarán los modificados ahorra más discusiones que cualquier habilidad negociadora posterior.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo se negocia un modificado de obra sin acabar en conflicto?

Valorando antes de ejecutar. Cuando un cambio se ejecuta primero y se valora después, la negociación deja de ser sobre si el trabajo se hace y por cuánto, y pasa a ser sobre cuánto se paga por algo ya construido, donde el contratista no tiene ningún margen. La disciplina que lo evita es confirmar por escrito el mismo día cualquier cambio acordado en obra, presentar la valoración antes de empezar y obtener aceptación expresa.

¿Cómo se defiende el precio de una unidad no prevista en contrato?

Con la descomposición completa del precio en materiales, mano de obra, maquinaria y medios auxiliares con sus rendimientos, apoyada en una base de precios reconocida del sector y coherente con los criterios aplicados en el presupuesto original. Una referencia externa y verificable convierte la discusión sobre voluntades en una comparación con un criterio que ninguna de las partes controla, que es lo que permite cerrarla sin desgaste.

¿Cuándo hay que negociar la ampliación de plazo por un modificado?

Al mismo tiempo que el precio, nunca después. Dejar el plazo para más adelante lleva a que la discusión se plantee cuando ya se ha superado la fecha contractual y existe un incumplimiento formal, con penalizaciones en juego. Además, la afección debe cuantificar no solo el tiempo de ejecución de la unidad nueva, sino su efecto sobre la planificación general, que normalmente es mayor.

¿Qué hacer si la propiedad no reconoce trabajos ya ejecutados?

Separar lo pacífico de lo discutido para poder certificar y cobrar aquello que nadie cuestiona, cuantificar con realismo el coste, la duración y la probabilidad de un procedimiento antes de decidir, y valorar una liquidación global que cierre todos los modificados pendientes con un importe único y renuncia mutua. Esta última fórmula suele resultar mejor para ambas partes que discutir decenas de partidas por separado.